В небольших организациях с численностью меньше 20-ти сотрудников, как правило, отсутствует в организационной структуре юридический отдел. В штате фирмы может не быть юриста для проверки юридической надежности партнера. Но проверять контрагента на надежность нужно, чтобы избежать необоснованных расходов, в том числе судебных тяжб.

     Я не буду рассматривать конкретный вид хозяйственного договора при заключении, которого следует требовать документы. Я приведу пример стандартного «пакет документов», который необходимо затребовать у контрагента при заключении любого хозяйственного договора. Личные, дружественные отношения с директором фирмы никак не могут быть основанием пренебрежения правилом требования стандартного «пакета документов» для заключения сделки. Любой договор Вы заключаете от имени юридического лица или как индивидуальный предприниматель с контрагентом – юридическим лицом, а не со своим другом или приятелем. Возможные споры по исполнению договорных обязательств по оплате поставленного товара или выполненной работы решаются в претензионном порядке или в судебном порядке без учета каких-либо личных дружественных отношений. Как говорится, доверяй, но проверяй. Когда дело доходит до судебных споров, доводы о том, что я доверял своему компаньону, без доказательств не могут быть убедительными для суда, в том числе арбитражного суда.

    Для заключения любого хозяйственного договора у контрагента необходимо запросить следующие документы -

      1. Для гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем:

•  копия паспорт (страница с персональными данными, страница с последней отметкой о регистрации по месту жительства, страница о семейном положении). Для чего нужна копия страницы о семейном положении спросите Вы? Ответ на этот вопросы очевиден. Да, для того, чтобы выяснить находится гражданин в зарегистрированном браке или нет. При заключении сделки с гражданином, находящемся в браке в некоторых случаях требуется нотариальное согласие супруги на заключение договора. Даже если нотариального согласия не требуется от супруга на заключение сделки, все равно необходимо знать о наличии зарегистрированного брака. Если, например, заключается договор займа, то возвращать денежные средства заемщика все равно придется. В зависимости от цели займа, заемщик будет возвращать денежные средства из совместного семейного бюджета, если заемщик находится в браке. Так что при взыскании денежных средств в судебном порядке будет выясниться было ли известно второму супругу или нет. Так что все необходимо учитывать. Если гражданин в браке, то необходимо затребовать копию паспорта супруга.
• копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (ИНН). По действующему налоговому законодательству РФ, если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель выплачивает денежную сумму за оказанную работу или выполненную услугу, оно обязано исчислить и удержать 13 % налог на доходы физических лиц. В данном случае юридическое лицо является налоговым агентом независимо от того предусмотрена такая обязанность в договоре или нет. Поэтому в целях исполнения налогового законодательства РФ по удержанию НДФЛ необходимо иметь сведения об ИНН. Пункт 5 ст. 24 НК РФ устанавливает ответственность за неисполнение обязанности налоговым агентом исчисления и удержания НДФЛ. Как следует из п. 1 ст. 207 НК РФ   налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.

     В целях соблюдения налогового законодательства физические лица обязаны платить налог по ставке 13 % с  вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу или оказанную услугу в России в силу п. 6 ч. 1 ст. 208 НК РФ (за исключением подарков стоимостью до 4 000 рублей). Согласно ч. 1 ст. 226 НК РФ российские организации и индивидуальные предприниматели, частнопрактикующие нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также филиалы и представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых налогоплательщики (физические лица) получили доходы, обязаны исчислить и удержать у налогоплательщиков, а также уплатить сумму налога, исчисленную по общему правилу по ставке 13 %. Хотя налоговое законодательство РФ предусматривает для различных выигрышей и призов ставку 35 %.

    Пункт 9 ст. 226 НК РФ прямо запрещает устанавливать условия в заключаемых договорах с физическими лицами, по которым обязанность по уплате НДФЛ возлагается на физическое лицо.

      Если по какой-то причине у налоговой инспекции окажутся сведения, в том числе копии таких договоров, по которым физическим лицам выплачивалось вознаграждение, налоговая инспекция может выставить требование об уплате недоимки. Так что проблем в дальнейшем не избежать.

   2. Для гражданина, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя:

• копия паспорта, в том числе страница с отметкой регистрации по месту жительства;
• копия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя; 
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства (ИНН).
• копия свидетельства государственного пенсионного страхования.

     В целях соблюдения действующего законодательства РФ на размер выплаченного вознаграждения по договору подряда или договору на оказания услуг, плательщик обязан исчислить и уплатить из своих средств сумму страховых взносов в Пенсионный фонд РФ. Государство через банки ужесточает контроль за расходованием средств, находящихся на расчетном счету коммерческих и некоммерческих организаций. Поэтому в банк необходимо будет предоставить оправдательные документы, на какие цели были снятые с расчетного счета денежные средства.

       Пунктом 1 Указания Банка России от 20.06.2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» установлено, что расчеты наличными деньгами в России между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином – индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей.

     Для  юридических лиц:

• копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (с присвоением номера ОГРН).
• Копия Учредительного документа (например, Устав или Положения о структурном подразделении органа местного самоуправления);
• Копия свидетельства о постановке на учет организации в налоговом органе по месту ее нахождения;
• Копия свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц;
•  Если юридический адрес не совпадает с фактическим или почтовым адресом, то не обходимо запросить копию договора аренды помещения, на основании которого находится юридическое лицо по указанному адресу;
• Документ, подтверждающий полномочия исполнительного органа юридического лица (полномочия директора или Совета директоров или управляющей организации). Например, решение общего собрания учредителей об избрании директора.
• Документ, подтверждающий юридические полномочия на подписания заключаемого договора. Если договор подписывает директор, то его полномочия подтверждаются решением общего собрания учредителей об его избрании. Если договор подписывает от имени организации лицо, действующее по доверенности, то соответственно доверенность. В доверенности должны быть прописаны полномочия на заключение конкретного договора или полномочия по заключению всех видов договоров. Необходимо особо уделить внимание в доверенности графе «в чьем лице выдана доверенность». В учредительном документе, например, в Уставе общества, прописывается какой орган, имеет права действовать от имени общества без доверенности. Тот самый исполнительный орган, например, директор и имеет право выдавать доверенность от имени организации. Почему так важно проверять полномочия лица, заключающего договор от имени общества? Да потому, что хозяйственный договор Вы как предприниматель или руководитель организации заключаете не с представителем организации, а с самой фирмой. Если у представителя нет полномочий на заключение хозяйственного договора, то соответственно такой хозяйственный договор контрагент может признать недействительным в судебном порядке. Кроме того, контрагент может отказаться от исполнения порочного коммерческого договора, так как не намерен был его заключать.

        Организация или индивидуальный предприниматель, применяющий общую систему налогообложения, имеет право на возмещение уплаченного Налога на добавленную стоимость (НДС). Я не буду расписывать, что такое НДС, порядок его возмещения, так как все тонкости знают бухгалтеры, а я не бухгалтер. Я хочу поговорить о том, как проявлять должную осмотрительность в выборе контрагента. Если налоговая инспекция установит, что хозяйственный договор был заключен с так называемой «фирмой-однодневкой», то налоговая инспекция имеет право отказать в возмещении НДС из бюджета.

     Чтобы распознать «фирму-однодневку» помимо вышеуказанных документов необходимо запросить выписку из ЕГРЮЛ или выписку из ЕГРИП. Если организация или индивидуальный предприниматель предоставит вышеназванный «пакет документов», то не факт, что контрагент уже не ликвидирован или не находится в стадии ликвидации. В выписке из ЕГРЮЛ Вы можете узнать, действует ли организация. Кроме того, какой у нее установкой капитал, кто имеет право действовать без доверенности. Заполнив электронную форуму, Вы можете заказать Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если раньше была возможность заказывать выписку только в налоговой инспекции, то сейчас можно заказать выписку из ЕГРЮЛ через интернет в режиме реального времени. Электронный сервис предоставляет возможность заказать выписку из государственного реестра не только в Российской Федерации, но в других иностранных государствах. Не пренебрегайте простой осторожностью проверить на надежность своего будущего партнера или контрагента. Простая неосмотрительность может обернуться многомиллионными убытками, а, в конечном счете, привести к банкротству компании.        

      Организация – будущий партнер может вообще не вести реальную хозяйственную деятельность, а только предоставлять нулевые декларации или вообще не отчитывается по налогам и не уплачивать налоги в бюджет. Если хозяйственный договор будет заключен с такой фирмой-однодневкой, то рассчитывать на надлежащее исполнение обязательств не придется. Положительное решение арбитражного суда о взыскании убытков не может быть для Вас гарантией, так как при исполнении решения суда в исполнительном производстве в реальности ничего будет взять с такого недобросовестного партнера.

    Поэтому единственный выход в этом случае заказать электронную выписку бухгалтерской отчетности через интернет. Прежде чем заключать договор Вы сами можете убедиться в надежности фирмы, в реальности ее хозяйственной деятельности. Что в свою очередь может избежать убытков и производственных сбоев на Вашем предприятии. Ваши настоящие и будущие клиенты не должны страдать из-за недобросовестности партнеров, поэтому лучше нежелательную проблему предотвратить, чем нести дополнительную затраты и решать проблему.